Ein Überblick über die wichtigsten Register für gemeinnützige Organisationen

Stiftungen und gemeinnützige Organisationen sehen sich heute mit einer Vielzahl gesetzlicher Meldepflichten und Registereintragungen konfrontiert. Transparenzregister, Stiftungsregister, Zuwendungsempfängerregister – jedes mit eigenen Anforderungen, Fristen und Zielsetzungen. Wer muss was wann melden? Was passiert bei Verstößen? Und wie behält man den Überblick im Paragraphen-Dickicht? Dieser Beitrag gibt einen schnellen, praxisnahen Überblick über die wichtigsten Register, und welche Vorteile diese trotz des bürokratischen Aufwands für die eigene Organisation bieten.

Fachbeitrag von Christa Pashalides, Haus des Stiftens und Rechtsanwalt Dr. Stefan Fritz 

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Transparenzregister – Pflichtprogramm für rechtsfähige Organisationen

Worum geht es?
Das Transparenzregister ist ein staatliches Register in Deutschland und dient der Bekämpfung von Geldwäsche, der Verhinderung von Terrorismusfinanzierung und der Erhöhung der Transparenz von Organisationsstrukturen. Im Transparenzregister werden die wirtschaftlich Berechtigten einer Organisation erfasst. Es geht also darum, offenzulegen, welche natürlichen Personen tatsächlich Kontrolle ausüben. In gemeinnützigen Organisationen sind das in der Regel die Personen, die maßgeblichen Einfluss auf die Geschäftsführung und Entscheidungen zur Mittelverwendung haben – also insbesondere die Mitglieder des Vorstands, aber ggfs. auch weitere Organe wie ein Stiftungsrat. Rechtsgrundlage ist das Geldwäschegesetz (GwG). Aufsichtsführende Behörde ist das Bundesverwaltungsamt (BVA), geführt wird es von der Bundesanzeiger Verlag GmbH.

Wer ist betroffen?
Rechtsfähige Organisationen wie Vereine, gGmbHs und rechtsfähige Stiftungen sind grundsätzlich verpflichtet, ihre Organisation und die wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister einzutragen. Unselbstständige Stiftungen sind nicht direkt meldepflichtig.

Was steht drin?
Name, Geburtsdatum, Wohnort sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses der wirtschaftlich berechtigten Personen.

Wer darf Einsicht nehmen?
Das Transparenzregister hat keine Publizitätswirkung, ist also nicht für jedermann einsehbar und entfaltet keine rechtliche Wirkung nach außen. Zugriff haben Behörden, Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz (z. B. Banken, Notare) und Personen mit berechtigtem Interesse.

Welchen Nutzen können gemeinnützige Organisationen daraus ziehen?
In der Stiftungspraxis wirkt das Transparenzregister als Governance-Treiber: Es erzwingt ein sorgfältiges Gremienmanagement und eine klare Dokumentation, wer als wirtschaftlich Berechtigter gilt.

Welche Kosten sind damit verbunden?
Das Transparenzregister ist gebührenfrei für gemeinnützige Organisationen. Wer seiner Meldepflicht nicht nachkommt, riskiert jedoch Bußgelder. Zur Prüfung des Gemeinnützigkeitsstatus erfolgt ein automatischer Abgleich mit dem Zuwendungsempfängerregister, die Gebührenbefreiung muss also nicht aktiv beantragt werden.

Praxis-Tipp: Viele Probleme entstehen nicht durch die Erstmeldung, sondern durch vergessene Aktualisierungen. Zudem sollte bei Eintragung die Satzung genau daraufhin geprüft werden, welche Gremien tatsächlich maßgeblichen Einfluss auf die Mittelverwendung der Organisation nehmen.

Daher gilt:

• Zuständigkeiten klären: Wer pflegt die Daten (intern/extern)?
• Gremienwechsel sauber dokumentieren
• Regelmäßige Kontrolle: Sind die Angaben noch aktuell?

Zuwendungsempfängerregister (ZER) – kleiner Aufwand, großer Nutzen

Worum geht es?
Das Zuwendungsempfängerregister ist ein öffentliches Register in Deutschland, in dem alle Körperschaften aufgeführt sind, die steuerbegünstigt sind und daher Spendenbescheinigungen ausstellen dürfen. Das ZER soll die Spendenprüfung und Spendennachweise vereinfachen und bietet bei minimalem Aufwand großen Nutzen.

Rechtsgrundlage ist § 60b der Abgabenordnung (AO). Das Register wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) geführt.

Wer ist betroffen?
Alle steuerbegünstigten Organisationen in Deutschland werden automatisch aufgenommen, sobald ein Feststellungsbescheid nach § 60a AO vorliegt. Die Daten werden direkt von den Finanzämtern übermittelt. Eine aktive Registrierung oder Bearbeitung durch die Organisation selbst ist nicht erforderlich. Auch ausländische Organisationen können sich auf Antrag eintragen lassen.

Welche Daten werden veröffentlicht?
Name, Anschrift, Wirtschafts-Identifikationsnummer, Zwecke, zuständiges Finanzamt, Datum des letzten Freistellungsbescheides, Kontoverbindungen der gemeinnützigen Organisation.

Welchen Nutzen können gemeinnützige Organisationen daraus ziehen?
Das ZER schafft Transparenz darüber, welche Organisationen berechtigt sind, Zuwendungsbestätigungen („Spendenquittungen“) auszustellen. Für Spenderinnen und Spender bedeutet das mehr Sicherheit: Sie können überprüfen, ob ihre Spende steuerlich absetzbar ist. Ebenso können Stiftungen, Vereine oder gGmbHs, die andere Organisationen fördern möchten, unkompliziert prüfen, ob die Antragsteller einen Gemeinnützigkeitsstatus besitzen und ob die Satzungszwecke übereinstimmen.

Neben der Spendentransparenz erleichtert es auch die Suche nach Kooperationspartnern und kann Fundraising-Aktivitäten unterstützen.

Welche Kosten sind damit verbunden?
Es entstehen keinerlei Kosten für Eintragung und Registerführung.

Praxis-Tipp: Auch wenn die Eintragung automatisch erfolgt, sollten die Angaben einmal auf Richtigkeit geprüft werden. Sind IBAN/Kontoangaben korrekt? Stimmen Schreibweisen und Kontaktdaten?

• Siehe auch: Das neue Zuwendungsempfängerregister

• Webinar: Zuwendungsempfängerregister: Was (ausländische) Non-Profits jetzt wissen müssen – Haus des Stiftens

Stiftungsregister – mehr Rechtssicherheit im Alltag ab 2028

Worum geht es?
Mit dem zentralen Register soll die Transparenz im Stiftungswesen deutlich erhöht werden. Bislang führen die Bundesländer eigene Stiftungsverzeichnisse ohne einheitliche Angaben, insbesondere in Bezug auf die Vertretungsberechtigung. Künftig soll das neue Register hier für Klarheit sorgen und den Nachweis der Vertretungsmacht erleichtern. Die Einführung ist nach einer Verschiebung nun ab dem 01.01.2028 geplant. Das Register wird öffentlich einsehbar sein und wird geführt vom Bundesamt für Justiz. Grundlage ist das Stiftungsregistergesetz (StiftRG).

Im Zusammenhang mit dem Stiftungsregister erhalten rechtsfähige Stiftungen dann auch ihren eigenen Namenszusatz: e.S. für eingetragene Stiftung.

Wer ist betroffen?
Rechtsfähige Stiftungen bürgerlichen Rechts.

Welche Daten werden veröffentlicht?
Name, Sitz, Anerkennungsdatum, bei Verbrauchsstiftungen die Dauer sowie Vorstandsmitglieder inkl. Vertretungsmacht.

Zweck, Satzung und Vermögen der Stiftung werden dagegen nicht eingetragen.

Welchen Nutzen können gemeinnützige Organisationen daraus ziehen?
Das Stiftungsregister schafft zusätzliche Rechtssicherheit: Wer auf die Richtigkeit der Eintragungen vertraut, genießt gemäß § 82d BGB gesetzlichen Vertrauensschutz. Vertragspartner (z. B. Banken) können Vertretungsbefugnisse leichter und ohne separate Vertretungsbescheinigung prüfen, und der bürokratische Aufwand wird verringert. Es ist nicht mehr erforderlich, bei Rechtsgeschäften jeweils eine aktuelle Vertretungsbescheinigung anzufordern.

Was kostet das?
Die Anmeldung muss ebenso wie beim Handelsregister oder Vereinsregister notariell beglaubigt werden. Die eigentliche Registerführung ist gebührenfrei. Wer es versäumt, seine Stiftung einzutragen, muss mit einem Zwangsgeld von bis zu 1.000 EUR rechnen.

Was muss man tun?
Da das Register sich noch im Aufbau befindet, sind der genaue Prozess und die konkreten Anforderungen noch nicht umfassend geklärt. Bestehende Stiftungen müssen sich jedoch – sobald dies möglich ist – bis zum 31. Dezember 2028 zur Eintragung in das Stiftungsregister angemeldet haben.

Praxis-Tipp: Prüfen Sie frühzeitig die Vertretungsregelungen in der Satzung und dokumentieren Sie Organbestellungen sauber und vollständig. Da das Stiftungsregister Publizitätswirkung entfaltet und die Vertretungsbefugnis künftig öffentlich nachweisbar ist, sollten Vorstandswechsel und Satzungsänderungen stets zeitnah und formal korrekt angemeldet werden. Wer die Übergangszeit bis 2028 zur strukturierten Vorbereitung nutzt, vermeidet später Verzögerungen bei Bank- und Rechtsgeschäften.

• Siehe auch: Das neue Stiftungsregister – Haus des Stiftens

LEI – relevant bei Finanzmarkt-Themen

Worum geht es?
Bei der LEI (Legal Entity Identifier) handelt es sich nicht um ein Register im eigentlichen Sinne. Ein LEI ist eine weltweit eindeutige, 20-stellige Kennnummer für juristische Personen und sonstige rechtsfähige Organisationen, die am Finanzmarkt teilnehmen. Der LEI dient der Identifizierung von Organisationen im Finanzsystem und soll Transparenz schaffen – insbesondere zur Vermeidung von Marktmissbrauch und zur besseren Überwachung von Finanztransaktionen.

Der LEI ist vor allem dann relevant, wenn eine Organisation Finanzmarktgeschäfte tätigt (z. B. bestimmte Wertpapiertransaktionen). Nicht jede Stiftung braucht ihn – aber wenn Kapitalanlage- oder Depot-Themen professionell betrieben werden, sollte das geprüft werden. Ohne LEI dürfen Banken viele Transaktionen nicht ausführen.

Der LEI wird über akkreditierte Vergabestellen beantragt und muss bei Bedarf jährlich verlängert werden.

Wer ist betroffen?
Rechtsfähige Organisationen, die Wertpapiergeschäfte tätigen möchten (z. B. Aktien, Anleihen, ETFs).

Welche Daten werden veröffentlicht?
Alle LEI-Daten werden in einer weltweit frei zugänglichen Datenbank veröffentlicht. Diese wird von der GLEIF (Global Legal Entity Identifier Foundation) betrieben.

Öffentlich abrufbar sind insbesondere:

• Name der Organisation
• Sitz und Anschrift
• Rechtsform
• Registerangaben
• Status des LEI (aktiv/inaktiv)

Was kostet das?
Die Kosten variieren je nach Vergabestelle und liegen bei ca. 50–100 EUR jährlich.

Praxis-Tipp: Tätigt Ihre Organisation regelmäßig Wertpapiergeschäfte, lohnt es sich, den LEI direkt für drei oder fünf Jahre zu beantragen. Dadurch verringert sich die durchschnittliche Jahresgebühr und der Verwaltungsaufwand.

Lobbyregister – betrifft auch gemeinnützige Akteure (je nach Tätigkeit)

Worum geht es?
Das Lobbyregister ist ein öffentliches Verzeichnis in Deutschland, in dem Interessenvertreter eingetragen sind, die Einfluss auf politische Entscheidungsprozesse nehmen – insbesondere gegenüber dem Deutschen Bundestag und der Bundesregierung.

Es soll Transparenz darüber schaffen, wer mit welchen Interessen auf Politik und Gesetzgebung einwirkt. Bürgerinnen und Bürger sollen nachvollziehen können, welche Organisationen oder Unternehmen versuchen, politische Entscheidungen zu beeinflussen.

Das Register wird beim Deutschen Bundestag geführt und ist öffentlich online einsehbar. Grundlage ist das Lobbyregistergesetz (LobbyRG). Einzelne Landesparlamente führen ebenfalls verbindliche Lobbyregister, andere nur freiwillige Listen.

Wer ist betroffen?
Alle Organisationen unabhängig von der Rechtsform, die regelmäßig oder dauerhaft Kontakt zu Bundestag oder Bundesregierung aufnehmen, um politische Entscheidungen zu beeinflussen.

Welche Daten werden veröffentlicht?
Stammdaten, handelnde Personen, Mitgliedschaften, Tätigkeiten, Beschäftigtenzahl sowie finanzielle Aufwendungen und Finanzierungsquellen.

Was kostet das?
Eintragung und Führung sind gebührenfrei. Trotz der Kostenfreiheit sollten Organisationen genau prüfen, ob sie eintragungspflichtig sind, denn bei Nicht- oder fehlerhafter Registrierung können Bußgelder verhängt werden.

Praxis-Tipp: Gemeinnützige Organisationen sollten nicht automatisch davon ausgehen, dass sie „nicht betroffen“ sind. Entscheidend ist das konkrete Verhalten (z. B. strukturierte politische Kommunikation).

Kurzfazit

Gemeinnützige Organisationen bewegen sich heute in einem komplexen Registerumfeld – vom Transparenzregister über das Zuwendungsempfängerregister und das künftige Stiftungsregister bis hin zu LEI und Lobbyregister. Die meisten Eintragungen sind kostenfrei, erfordern jedoch sorgfältige Prüfung, laufende Aktualisierung und klare interne Zuständigkeiten. Wer die jeweiligen Pflichten kennt und proaktiv umsetzt, vermeidet Bußgelder, reduziert Bürokratie im Alltag und gewinnt zugleich an Transparenz, Rechtssicherheit und Professionalität im Außenauftritt.

Drei Checks, die jede Organisation machen sollte:

1. Verantwortlichkeit klären: Wer ist intern zuständig für Registerthemen (inkl. Vertretung im Urlaub/Krankheit)?
2. Datenqualität sichern: Mindestens einmal jährlich prüfen, ob Einträge aktuell und korrekt sind (Name, Adresse, IBAN, Vorstände).
3. Transparenz nutzen: Register sind nicht nur Pflicht – sie sind auch ein Sichtbarkeits- und Vertrauensinstrument.

Wenn diese Punkte konsequent umgesetzt werden, wird aus dem Registerdschungel ein gut beherrschbarer Teil der Compliance – und im besten Fall ein Vorteil für Zusammenarbeit und Fundraising.

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Foto: Lily, stock.adobe.com

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