Gemeinnützige Organisationen engagieren sich regelmäßig im Ausland. Sie finanzieren zum Beispiel Bildungsprojekte in Afrika, unterstützen Umweltorganisationen in Südamerika oder fördern Gesundheitsprogramme in Asien.

Das deutsche Gemeinnützigkeitsrecht erlaubt die Verfolgung vieler steuerbegünstigter Zwecke auch außerhalb Deutschlands. Bei grenzüberschreitenden Projekten gelten allerdings besondere Anforderungen an die Auswahl des Projektpartners und die Dokumentation des Projektes. Denn die deutsche Körperschaft bleibt gegenüber dem Finanzamt dafür verantwortlich nachzuweisen, dass die eingesetzten Mittel tatsächlich und ausschließlich für steuerbegünstigte Zwecke verwendet wurden.

Fachbeitrag von Rechtsanwältin Julia Barth

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Verschiedene Formen der internationalen Zusammenarbeit

Gemeinnützige Organisationen können internationale Projekte grundsätzlich auf drei Arten durchführen:

• durch Mittelweitergabe an eine ausländische Organisation,
• durch eigene unmittelbare Zweckverwirklichung im Ausland oder
• durch die Einschaltung einer Hilfsperson.

Besonders häufig und rechtlich wie organisatorisch am einfachsten ist die sogenannte Mittelweitergabe. Dabei fördert eine gemeinnützige Körperschaft mit eigenen Mitteln eine andere Organisation mit Sitz im Ausland, die damit gemeinnützige Zwecke verwirklicht.

Die Mittelweitergabe muss gemeinnützigkeitsrechtlich zulässig sein. Soweit die Körperschaft ihre steuerbegünstigten Zwecke ausschließlich oder für einzelne Zwecke ausschließlich durch Mittelweitergabe verwirklicht, muss dies auch in der Satzung entsprechend abgebildet sein.

Denn die deutsche Körperschaft bleibt gegenüber dem Finanzamt dafür verantwortlich, nachzuweisen, dass die eingesetzten Mittel tatsächlich und ausschließlich für steuerbegünstigte Zwecke verwendet worden sind. Eine bloße Überweisung des Geldes genügt nicht.

Daneben können gemeinnützige Organisationen ihre steuerbegünstigten Zwecke auch selbst unmittelbar im Ausland verwirklichen. Dies ist etwa der Fall, wenn eine Stiftung selbst ein Krankenhaus errichtet oder eine Umweltorganisation Naturschutzprojekte in anderen Ländern betreibt.

Neben der Mittelweitergabe und der direkten Auslandstätigkeit kann eine deutsche Körperschaft ihre steuerbegünstigten Zwecke ggf. auch unter Einschaltung einer sogenannten Hilfsperson verwirklichen. In diesem Fall handelt die ausländische Organisation oder Person nicht als eigenständige Förderempfängerin, sondern unterstützt die deutsche Körperschaft bei deren eigener Zweckverwirklichung. Tatsächliche Steuerung und Verantwortung bleiben bei der deutschen Organisation. Daher müssen Weisungsbefugnisse, Projektsteuerung und Berichtspflichten dann besonders klar dokumentiert werden.

Jedenfalls müssen die Aktivitäten sorgfältig kontrolliert und nachvollziehbar dokumentiert werden. Wird mit einer ausländischen Organisation oder Person zusammengearbeitet, müssen sowohl deren Auswahl als auch die hierfür maßgeblichen Erwägungen sorgfältig dokumentiert werden. Anschließend ist die Zahlung und insbesondere die Projektarbeit ebenso sorgfältig zu dokumentieren.

Was droht bei mangelhafter Kontrolle oder Dokumentation?

Die meisten Probleme entstehen nicht durch die Auslandsförderung selbst, sondern durch fehlende Nachweise. Kann eine deutsche gemeinnützige Organisation ihre Mittelverwendung im Ausland nicht den bei Auslandsförderungen gesteigerten Nachweis- und Dokumentationsanforderungen entsprechend belegen, drohen beispielsweise Rückfragen des Finanzamts, Beanstandungen bei Gemeinnützigkeitsprüfungen, Beanstandung oder Nichtanerkennung einzelner Mittelverwendungen, Haftungsrisiken für Organmitglieder sowie im Extremfall die Gefährdung oder der Verlust der Gemeinnützigkeit.

Erhöhte Sorgfaltspflichten bei der Auslandsförderung

Die deutsche Körperschaft muss gegenüber dem Finanzamt darlegen können, dass sie die in Deutschland steuerbegünstigten Mittel einer geeigneten ausländischen Organisation anvertraut und davon ausgehen darf, dass die Mittel für die vorgesehenen steuerbegünstigten Zwecke eingesetzt werden.

Die deutsche Körperschaft muss also in der Lage sein, die gesamte Förderkette nachvollziehbar darzustellen:

• Wer hat die Mittel erhalten?
• Welche Vereinbarungen wurden darüber geschlossen?
• Wofür wurden sie eingesetzt?
• Welche Maßnahmen wurden durchgeführt?
• Welche Ergebnisse wurden erzielt?

Die Intensität einer eventuellen Prüfung durch die Finanzverwaltung hängt im Einzelfall von der Höhe der Förderung, dem Risikoprofil des Projekts und den Gegebenheiten des jeweiligen Landes ab. Bei langjährigen Partnerorganisationen in Ländern mit funktionierenden Register- und Aufsichtssystemen können geringere Maßnahmen ausreichend sein als bei neuen Partnern in Ländern mit erhöhten Korruptions- oder Geldwäscherisiken.

Typischerweise sollten folgende Punkte geprüft und in einer Partner- und/oder Projektakte dokumentiert werden, wobei zu beachten ist, dass im Falle einer Überprüfung durch die Finanzverwaltung häufig nicht nur relevant ist, dass überhaupt eine Prüfung stattgefunden hat, sondern auch wie sie durchgeführt wurde. Die einzelnen Prüfungsschritte sollten daher laufend dokumentiert und nachvollziehbar festgehalten werden.

Die Empfängerorganisation

a.        Rechtliche Existenz

Die deutsche Körperschaft sollte prüfen und dokumentieren, dass die Empfängerorganisation tatsächlich existiert, nach welchem Recht sie gegründet wurde, wer sie vertreten darf und wo sie ihren Sitz hat.

Idealerweise existiert im Land der Empfängerorganisation ein dem deutschen System ähnliches Anerkennungsverfahren für Non-Profit-Organisationen und es liegt eine entsprechende Bescheinigung oder ein überprüfbares Register zum Status der Empfängerorganisation nach lokalem Recht vor.

Ansonsten kann man zum Beispiel mit Registerauszügen, Gründungsurkunden, Satzungen und Bescheinigungen örtlicher Behörden und gegebenenfalls deutscher Auslandsvertretungen, vor allem bei Großprojekten auch mit Bescheinigungen internationaler Wirtschaftsprüfungsgesellschaften als Nachweise arbeiten.

b.        Tätigkeitsprofil und Erfahrung

Die deutsche Organisation muss sich auch von der Eignung der Empfängerorganisation für das zu fördernde Projekt überzeugen. Hierfür kann sie zum Beispiel Informationen darüber heranziehen, welche Projekte der Partner bislang durchgeführt hat, welche Erfahrungen dort vorliegen und ob die Aktivitäten mit den Zwecken der eigenen Organisation (einschließlich ggf. deren Ausnahmeregelungen) und der Empfängerorganisation vereinbar sind.

c.        Integrität und Reputation

Die deutsche Organisation muss nicht völlig ausschließen können, dass jemals ein Risiko im Hinblick auf die Integrität der Empfängerorganisation und ihrer Mitarbeiter bestanden hat oder entstehen könnte.

Sie sollte aber dokumentieren können, dass erkennbare Risiken vor der Förderung erkannt und bewertet wurden. Hierzu können beispielsweise Medienrecherchen zu Korruptionsvorwürfen, Sanktions- und Fahndungslistenprüfungen, Hinweise auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierungsrisiken, Informationen über Mitarbeiter mit Funktionen als politisch exponierte Personen oder enge Verbindungen zu solchen Personen, frühere Projektabbrüche oder allgemeine Unregelmäßigkeiten herangezogen werden.

d.        Höhere Anforderungen bei Empfängerorganisationen ohne eigenen NPO-Status

Je geringer die institutionellen Sicherungen beim Empfänger sind, desto höher sind regelmäßig die Anforderungen an Kontrolle und Dokumentation.

Besondere Bedeutung kommt der Prüfung deshalb dann zu, wenn die Empfängerorganisation selbst keinen lokal anerkannten Non-Profit-Status besitzt oder dieser nach lokalem Recht nicht nachvollziehbar staatlich reguliert ist. In diesen Fällen muss die deutsche Körperschaft besonders sorgfältig prüfen und dokumentieren, dass das geförderte Projekt den eigenen steuerbegünstigten Zwecken dient, die Mittel zweckentsprechend verwendet werden und ausreichende Kontrollmöglichkeiten bestehen.

Projektdokumentation

a.        Projekt- oder Fördervereinbarung

Schriftliche Vereinbarungen über die Verwendung der Gelder mit den Akteuren vor Ort sind Grundlage jeder Auslandsaktivität. Im häufigen Fall der Mittelweitergabe ist das eine gut strukturierte Fördervereinbarung. Diese regelt im Kern:

• Projektinhalte und -ziele
• Förderhöhe, ggf. auch in Teilbeträgen
• Mittelverwendung mit Budgetplanung
• Berichtspflichten
• Kontrollrechte
• Rückforderungsrechte z.B. bei Überschüssen oder Fehlverwendung
• Compliance und Haftungsrisiken

b.        Auszahlungsnachweise

Alle Zahlungswege müssen lückenlos nachvollziehbar sein. Zu den Mindestanforderungen gehören hier Kontoauszüge, Überweisungsbelege, Zahlungsanweisungen und ggf. Währungskursnachweise.

c.        Laufende Überwachung des Projekts

Die Dokumentation sollte nicht mit der Auszahlung der Fördermittel enden. Vielmehr sollte die deutsche Körperschaft während der Projektlaufzeit der Projektgröße angemessene Kontrollmaßnahmen durchführen. Dazu können regelmäßige Sachstandsberichte, Videokonferenzen, stichprobenartige Belegprüfungen, Vor-Ort-Besuche oder externe Evaluierungen gehören.

d.        Nachweise der Empfängerorganisation

Die operative Projektdurchführung ist spätestens am Projektende nachzuweisen, zum Beispiel anhand von Unterlagen darüber, welche Aktivitäten stattgefunden haben, welche Personen oder Gruppen erreicht wurden, welche Ergebnisse erzielt wurden und ob die Projektziele erreicht wurden.

Hilfreich können dabei auch Fotos, Teilnehmerlisten, Presseberichte, Veröffentlichungen, Dokumentationen von Projektbesuchen, Evaluationsberichte, sowie Zwischen- und Abschlussberichte sein.

Die von der Empfängerorganisation vorzulegende finanzielle Projektdokumentation kann beispielsweise Rechnungen, Quittungen, Verträge, Gehaltslisten, Materialbeschaffungen, Kostenaufstellungen oder Budgetplan-Kosten-Abgleiche umfassen.

Fazit

Eine sorgfältige Dokumentation ist weit mehr als eine formale Anforderung. Sie bildet die Grundlage für den Nachweis einer steuerlich ordnungsgemäßen Mittelverwendung. Mit zunehmender Internationalität und Komplexität eines Projekts steigt die Bedeutung strukturierter Prüfungs- und Dokumentationsprozesse. Werden diese frühzeitig etabliert und konsequent umgesetzt, lassen sich die steuerlichen Risiken internationaler Fördervorhaben in aller Regel zuverlässig beherrschen.

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Foto: Hanasaki, stock.adobe.com