Von der Idee zur gelebten Stiftungspraxis: Ihre ersten Schritte im Stiftungsalltag

Herzlichen Glückwunsch – Ihre Stiftung ist gegründet! Mit der offiziellen Anerkennung beginnt eine neue, spannende Phase: die Umsetzung Ihrer Stiftungsziele. Zwischen Freude und Verantwortung, Begeisterung und Organisation stellen sich viele Fragen: Was ist jetzt wichtig? Wo fange ich an? Und wie bleibe ich handlungsfähig – organisatorisch, rechtlich und inhaltlich?

Diese Orientierungshilfe begleitet Sie durch die ersten Etappen nach der Gründung und zeigt, worauf es in dieser besonderen Anfangszeit ankommt.

Fachbeitrag von Dr. Eva Maria Parisi, Haus des Stiftens

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Profil entwickeln und Ziele setzen

Mit der Satzung haben Sie das Fundament Ihrer Stiftung gelegt – sie gibt den Willen der Stifter:innen wieder. Lesen Sie sie sorgfältig durch: Sie ist der Kompass, an dem sich alle Entscheidungen orientieren sollten.

Nun beginnt die inhaltliche Arbeit. Entwickeln Sie Ihr Profil Schritt für Schritt: Welche Themen sollen im Mittelpunkt stehen? Welche Zielgruppen möchten Sie erreichen? Eine Stiftung muss nicht sofort große Projekte auf die Beine stellen. Viel wichtiger ist, die eigene Rolle zu klären und Vertrauen in die Strukturen aufzubauen. Legen Sie zudem Ihre Vision für die ersten Jahre fest: Was wollen wir wie erreichen? Diese Klarheit gibt Orientierung – sowohl für den Vorstand als auch für Unterstützer:innen und Partner.

Meine Empfehlung: Schreiben Sie Ihre Gedanken schwarz auf weiß – ob in ein Notizbuch oder auf Ihr Tablet. Scripta manent – und Sie machen sich und Ihren Nachfolger:innen eine Freude, wenn Sie in 20 Jahren auf diese ersten Überlegungen zurückblicken.

Steuerrechtliche Sonderregelungen beachten

Sie haben eine gemeinnützige Organisation gegründet, wie der vom Finanzamt erteilte Feststellungsbescheid bestätigt. Dieser ist ebenso wichtig wie Ihre Satzung. Lesen Sie ihn aufmerksam und bewahren Sie ihn gut auf. Die dort genannten Zwecke sind verbindlich: Sie zeigen, welche Tätigkeiten und Förderungen steuerlich zulässig sind.

Vergleichen Sie diese Zwecke mit denen anderer Organisationen, die Sie eventuell unterstützen möchten. Wenn die Ziele ähnlich sind, dürfen Sie diese fördern – ein einfacher, aber zentraler Schritt, um sicherzustellen, dass Ihre Mittel satzungsgemäß eingesetzt werden.

Richtlinien für die Vermögensanlage aufsetzen

Finanzielle Verantwortung gehört zu den anspruchsvollsten Aufgaben des Stiftungsalltags. Wenn Sie als Vorstand für die Vermögensanlage zuständig sind, lohnt es sich, frühzeitig klare und schriftliche Anlagerichtlinien zu entwickeln. Sie schaffen Transparenz und helfen, langfristig verantwortungsvoll zu handeln.

Überlegen Sie, welche Anlageformen für Ihre Stiftung geeignet sind – etwa Immobilien, Wertpapiere oder Liquiditätsreserven. Legen Sie Gewichtungen fest, benennen Sie Kontrollorgane (zum Beispiel Vorstand oder Beirat) und definieren Sie, wie regelmäßig die Anlagepolitik überprüft wird.

Auch die Auswahl geeigneter Vermögensverwalter oder Banken ist ein wichtiger Schritt. Ein verlässlicher Partner, der die Besonderheiten des Stiftungsrechts versteht, kann helfen, die Balance zwischen dem Erhalt des Grundstockvermögens und nachhaltiger Rendite zu wahren.

Für unselbstständige Stiftungen gilt: Die Treuhänderin übernimmt in der Regel die Vermögensverwaltung – dennoch ist es sinnvoll, die Grundprinzipien zu kennen und mitzugestalten. Lassen Sie sich also die Anlagerichtlinie Ihrer Treuhänderin aushändigen und bewahren Sie sie in Ihren Stiftungsakten auf.

Verwaltungsaufgaben und Behördenkontakte organisieren

Parallel zur inhaltlichen Arbeit müssen auch administrative Themen angemessen geregelt sein. Dazu gehört zum Beispiel eine funktionierende Buchhaltung, die von Beginn an sauber eingerichtet und fortlaufend geführt wird. Sie bildet die Basis für Jahresabschlüsse, Tätigkeitsberichte und Steuererklärungen. Spätestens 18 Monate nach der Gründung ist die erste Steuererklärung Ihrer Stiftung einzureichen. Bei rechtsfähigen Stiftungen liegt die Verantwortung dafür in der Regel beim Vorstand, bei Treuhandstiftungen meist bei der Treuhänderin.

Ebenfalls wichtig ist der Eintrag im Transparenzregister. Jede rechtsfähige Stiftung ist verpflichtet, dort geführt zu werden. Prüfen Sie, ob Ihre Stiftung automatisch eingetragen wurde – andernfalls reichen Sie die Eintragungsmitteilung selbst ein. So erfüllen Sie frühzeitig alle gesetzlichen Transparenzpflichten.

Ein weiterer zentraler Schritt ist die Eröffnung von Bankkonten (Vermögenskonto und Spendenkonto) und Depots. Für die finanzielle Handlungsfähigkeit ist sie unerlässlich.
Bei Treuhandstiftungen übernimmt das häufig die Treuhänderin; bei rechtsfähigen Stiftungen kümmert sich meist der Vorstand darum.

Darüber hinaus gilt es, die Anforderungen der Stiftungsaufsicht des jeweiligen Bundeslandes im Blick zu behalten – etwa die jährliche Erstellung eines Jahresabschlusses und eines Tätigkeitsberichts oder, bei größerem Vermögen, die Prüfung durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

Und wenn Ihnen das Bürokratische nicht liegt oder Sie in Ihrem Stiftungsalltag bremst, suchen Sie nach einer professionellen Verwaltung, die diese Aufgaben übernimmt. So können Sie sich auf Ihre eigentliche Stiftungsarbeit konzentrieren, während andere Buchhaltung, Spendenverwaltung und die Kommunikation mit Behörden und Banken übernehmen.

Freude teilen und Wirkung zeigen

Stiftungsarbeit lebt von Begegnung, Kommunikation und Inspiration. Erzählen Sie von Ihrer Stiftung – im Freundes- oder Kolleg:innenkreis, bei Veranstaltungen oder in den sozialen Medien. Ihr Engagement ist wertvoll und kann andere motivieren, ebenfalls aktiv zu werden.

Eine eigene Stiftungswebsite kann dafür ein wirkungsvolles Instrument sein. Sie muss nicht groß oder aufwendig sein – schon ein einfacher One-Pager kann viel bewirken. Stellen Sie dort kurz und klar vor: Wer sind wir? Wofür stehen wir? Welche Ziele verfolgen wir? So entsteht ein authentisches Bild Ihrer Arbeit, das Vertrauen und Nähe schafft.

Austausch und Vernetzung

Stiftungsarbeit lebt vom fachlichen Miteinander – selten gelingt alles im Alleingang. Suchen Sie gezielt den Austausch mit anderen Stiftungen – sei es in den Arbeitskreise des Bundesverbands Deutscher Stiftungen, über Formate wie Impulse Stiften oder bei regionalen Treffen. Die Vernetzung eröffnet neue Perspektiven, spart Ressourcen und schafft inspirierende Partnerschaften.

Bleiben Sie außerdem informiert: Abonnieren Sie Newsletter (wie die Stifternews) und lesen Sie regelmäßig Fachmagazine und Online-Portale der Stiftungswelt. So erfahren Sie, was andere bewegt, welche Entwicklungen die Stiftungslandschaft prägen und wo neue Ideen entstehen.

Denn: Gemeinsam können wir Größeres bewirken.

Fazit

Eine Stiftung zu gründen ist ein großer Schritt – sie lebendig zu gestalten, eine dauerhafte Aufgabe. Geben Sie sich Zeit, lernen Sie aus Erfahrungen, feiern Sie kleine Fortschritte und bleiben Sie neugierig.

Mit Klarheit, Transparenz und Freude wächst Ihre Stiftung Tag für Tag. Und wenn Sie Unterstützung brauchen: Haus des Stiftens steht Ihnen mit Wissen, Erfahrung und Netzwerk gerne zur Seite.

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Foto: Augustas Cetkauskas, stock.adobe.com