Notizen per Hand machen – das ist für viele immer noch der beliebteste Weg, um Informationen festzuhalten. Wenn man allerdings im heimischen Büro sitzt und die Mitschriften nicht mal eben schnell an die Kolleginnen und Kollegen weiterreichen kann, dann stellt das oftmals ein echtes Problem dar. Gleiches gilt für Dokumente, die dringend signiert werden müssen: Nicht jeder hat zuhause einen Drucker zur Verfügung. Nachfolgend listen wir Ihnen daher eine Reihe von wertvollen Tipps und verschiedenen Tools auf, die Ihnen alltägliche Aufgaben im Homeoffice erleichtern.

Verba Volant, Scripta Manent
Dieses lateinische Sprichwort bedeutet so viel wie „Gesprochene Wörter vergehen, geschriebene Wörter bestehen“. Jetzt, wo unser Leben von mehr Videoanrufen als je zuvor dominiert wird und die Pandemie unser Durchhaltevermögen und unsere kognitiven Fähigkeiten tagtäglich auf die Probe stellt, ist es umso wichtiger, ein gutes System für das Aufnehmen, Aktualisieren und Teilen von Notizen zu finden, die in den vielen, vielen Team-Meetings gesammelt werden.

Tech Tools & Apps für Notizen

Zwar zeigen Studien, dass man sich Notizen von Hand besser merken kann, allerdings wissen wir auch, dass dies für Teammitglieder, die an unterschiedlichen Orten an gemeinsamen Projekten arbeiten, nicht immer machbar ist. Aber keine Angst, die folgenden Tools helfen Ihnen genau bei dieser Problemstellung!

Notion
Notion beschreibt sich selbst als „All-in-One-Arbeitsbereich“. Die Plattform bietet viele Funktionalitäten – von kollaborativen Dokumenten bis hin zu Wikis und mehr – alles, um Ihnen zu helfen, den Überblick über die täglichen Veränderungen bei der Arbeit zu behalten. Die Tools helfen dabei, Ihre Notizen in umsetzbare Elemente und gemeinsame Kalender zu verwandeln, so dass es einfacher ist, Projekte zu verfolgen, Feedback zu sammeln, Entscheidungen zu überprüfen und Daten zu strukturieren. Einige der wichtigsten Merkmale: Die Plattform ist mit Slack integriert, Sie können Ihre Daten von Evernote übernehmen, und sie bietet viele hilfreiche Tutorials, die Ihnen dabei helfen, neue Fertigkeiten für die Remote-Arbeit zu entwickeln und das Beste aus den vielen Funktionen zu machen.

Evernote
Wenn Sie auf der Suche nach einem Tool sind, das Ihnen neben der Erstellung von Notizen auch die Möglichkeit bietet, die Projektplanung zu integrieren, dann sind Sie bei Evernote genau richtig. Auf Evernote können Sie handgeschriebenen Notizen unkompliziert einscannen und durch das Hinzufügen von Medien wie Fotos, Dateien und Aufgabenlisten erweitern; Sie können Ihre Notizen über alle Ihre Geräte hinweg synchronisieren und sie so organisieren, wie es für Sie sinnvoll ist. Zudem können Sie die leistungsstarke Suchmaschine nutzen, um das zu finden, wonach Sie gerade suchen.
Die Vorlagen sind so konzipiert, dass sie Ihnen bei allem helfen: von der Aufnahme von Besprechungsnotizen bis zur Nachverfolgung persönlicher Angewohnheiten. Evernote lässt sich auch in wichtige E-Mail-Dienste wie Gmail und Outlook, Plattformen wie Salesforce und Google Drive sowie in kollaborative Team-Tools wie Slack und Teams integrieren.

Die ‚Großen Drei‘ Apps
Neben Evernote und Notion bieten auch Google, Microsoft und Apple eine Vielzahl an Optionen für das Erstellen, Organisieren und Teilen von Notizen online an.

• Microsoft bezeichnet OneNote als sein „digitales Notizbuch“, ein Tool, mit dem Sie Notizen organisieren, markieren, suchen und teilen können – alles innerhalb derselben Plattform. Sie können auch Ihre Gedanken zeichnen und Ihre Notizen mit einem Stift oder Ihrem Finger kommentieren sowie Multimedia-Clips integrieren. Als Pädagoge können Sie OneNote verwenden, um Unterrichtspläne in durchsuchbaren digitalen Notizbüchern zu organisieren und eine gemeinsam nutzbare Inhaltsbibliothek zu erstellen.

• Notes ist eine von Apple entwickelte App zur Erstellung von Notizen, die sowohl auf mobilen Geräten als auch auf dem Desktop verfügbar ist. Mit Notes können Sie einen schnellen Gedanken festhalten, Checklisten erstellen, Ideen skizzieren und diese in Ordnern und Galerien organisieren. Außerdem können Sie Anhänge hinzufügen und suchen, Multimedia-Clips einbinden und alles durch die Synchronisation mit iCloud über alle Geräte hinweg auf dem neuesten Stand halten.
  
  
• Google Keep ist ein Dienst für Notizen, der als Teil der kostenlosen, webbasierten Google Docs Editors Suite von Google angeboten wird (welche auch Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Drawings, Google Forms und Google Sites umfasst). Mit Keep können Sie Ideen mit Ihrer Stimme festhalten, Bilder zu Notizen hinzufügen, Aufgaben von Ihrer To-Do-Liste abhaken und vieles mehr. Es wird über verschiedene Geräte hinweg synchronisiert und Sie können Ihre Notizen mit anderen teilen.

Moleskine-Apps
Wenn Sie lieber handschriftliche Notizen machen (oder skizzieren!), bieten die Apps von Moleskine das Beste aus beiden Welten. Moleskine Notes lässt sich in den Moleskine Smart Pen integrieren und ermöglicht es Ihnen, Ihre Gedanken und Notizen digital zu erweitern und mit anderen zu teilen. Die Smart Notebooks und Planer von Moleskine, ergänzt durch die Apps, ermöglichen es Ihnen auch, Notizen nach Datum oder Tags zu durchsuchen. Die Moleskine Timepage App zum Beispiel ist ein intelligenter Kalender, der Ihre Notizen in umsetzbare Elemente verwandelt und Ihre Ereignisse, Karten, Kontakte und das Wetter in einer einfachen Ablage kombiniert, die mit Ihrem bestehenden Kalender synchronisiert wird, sodass Sie nichts Neues einrichten müssen.

Bullet Journal
Wenn Sie ein Fan von Journaling sind und zukünftig gerne handschriftliche und digitale Notizen verbinden wollen, werden Sie mit der Bullet Journal-Methode und der dazu gehörigen App einen guten Partner finden. Auf der Website finden Sie nicht nur mehr Infos zur Methode des Bullet Journal selbst heraus, sondern auch Infos darüber, wie Sie analoge und digitale Notizen clever miteinander kombinieren können. Vielleicht ist diese Methode genau das richtige für Sie, um möglichst zeiteffizient zu arbeiten und die Motivation während der Pandemie zu maximieren!

Dokumente unterschreiben

Neben dem Anfertigen von Notizen gibt es im Homeoffice aber auch immer wieder die Herausforderung, wichtige Dokumente zu signieren. Ohne Drucker stellt das allerdings ein Problem für viele dar. Die Lösung: digitale Unterschriften. Hier sind einige Tools, die Ihnen den Stress mit digitalen Unterschriften abnehmen:

Box
Box ist ein Unternehmen, das sich auf Cloud Content Management und File Sharing Services für Unternehmen konzentriert. Ihre offiziellen Clients und Apps sind für Windows, macOS und verschiedene mobile Plattformen verfügbar. Wenn Sie ein Mitglied von unsere Plattform Stifter-helfen sind, haben Sie möglicherweise Anspruch auf die Box Starter Edition, einen Dienst, der mit über 1.500 Apps integriert ist! Das nachfolgende Video erklärt, wie Sie Box verwenden, um Dokumente von überall aus signieren:

DocuSign
DocuSign bietet eine Reihe von Anwendungen und Integrationen für die Automatisierung des gesamten Vertragsprozesses – von der Verwaltung des Vertragslebenszyklus bis zu elektronischen Signaturen und mehr. DocuSign ist auch mit Box integriert, um sicher auf Dokumente zuzugreifen, zusammenzuarbeiten und Dokumente zu verwalten, die eine Unterschrift erfordern. Wählen Sie einfach das Dokument aus Box, das Sie signieren oder zur Signatur senden möchten, und bereiten Sie es in DocuSign vor. Auf unserer Plattform Stifter-helfen können Sie sich über die Sonderkonditionen von DocuSign informieren. (LINK)

HelloSign
HelloSign ist ein eSignatur-Anbieter, der es sich zur Aufgabe gemacht hat, den Unterzeichnungsprozess von Papierkram einfacher zu gestalten. Mit dem kostenlosen eSignatur-Tool können Sie eine elektronische Signatur erstellen, Dokumente formatieren und signierte Dokumente direkt online speichern.

Adobe Acrobat
Mit Adobe Acrobat können Sie PDF-Dokumente direkt unterschreiben, sei es durch Tippen, Zeichnen oder Einfügen eines Bildes Ihrer handschriftlichen Unterschrift. Nachdem Sie das Formular signiert haben, können Sie es für andere freigeben und deren Unterschriften nachverfolgen, z. B. indem Sie das Dokument mit einem Zertifikat zur Überprüfung digitaler Signaturen verschlüsseln. Sie können auch eine digitale Signatur mit Adobe Sign erstellen, hier werden Sie Schritt für Schritt durch den Erstellungsprozess geführt. Wenn Sie auf Stifter-helfen.de registriert sind, bietet unser Katalog verschiedene Optionen für den Zugriff auf Adobe Acrobat.

Quelle:
TechSoup Canada, März 2021
Autor: Chiara
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