Obwohl seit dem Beginn der Pandemie und der damit verbundenen Verlagerung unseres Arbeitsplatzes vom Büro in die eigenen vier Wände schon einige Zeit vergangen ist, haben viele immer noch mit einem wesentlichen Aspekt des ortsunabhängigen Arbeitens zu kämpfen: Online-Meetings.

Die sogenannte „Bildschirm-Müdigkeit“
Wir alle haben es schon erlebt: Lange Pausen oder Verzögerungen am anderen Ende der Leitung. Der Bildschirm friert ein, der Ton klingt verzerrt. Das Gefühl, ständig beobachtet zu werden. Dazu kommt die Sorge, dass der Lebenspartner, das Kind oder der Mitbewohner plötzlich im Hintergrund auftauchen könnten. Ganz zu schweigen vom Stress aufgrund der Pandemie selbst. Das sind nur ein paar der Gründe, warum nach einem Jahr voller Homeoffice immer mehr von uns das erleben, was im Internet „Zoom-Müdigkeit“ genannt wird – das Gefühl der Erschöpfung und Überforderung, das viele unserer heutigen Online-Meetings begleitet.

„Videochats bedeuten, dass wir uns mehr anstrengen müssen, um nonverbale Hinweise wie Gesichtsausdrücke, den Tonfall und die Tonhöhe der Stimme sowie die Körpersprache zu verarbeiten. Das verbraucht eine Menge Energie“, schreibt die BBC in einem Artikel mit dem Titel „The reason Zoom calls drain your energy“ (dt.: Der Grund, warum Zoom-Telefonate deine Energie rauben“). Eine aktuelle Studie von Microsoft mit dem Titel „The future of work – the good, the challenging & the unknown“ (dt.: Die Zukunft der Arbeit: Das Gute, die Herausforderung und das Unbekannte) kommt zu einem ähnlichen Ergebnis: „Gehirnwellenmarker, die mit Überlastung und Stress in Verbindung gebracht werden, sind bei Videomeetings signifikant höher als bei Arbeiten, die nicht in Meetings stattfinden, wie das Schreiben von E-Mails.“ Der Grund? Wir sind einfach nicht dafür gemacht, stundenlang in einer virtuellen Umgebung zu interagieren, und viele von uns kämpfen auch damit, im Homeoffice eine Work-Life-Balance zu finden.

Es gibt aber auch positive Entwicklungen: Dieselbe Studie von Microsoft fand nämlich heraus, dass der Einblick in die privaten Lebensumstände unserer Kolleg:innen, insbesondere derjenigen, die Kinderbetreuung und Homeoffice unter einen Hut bringen müssen, langfristig unsere Gefühle gegenüber unseren Teamkolleg:innen verändern kann. Laut der Studie „gaben 62 Prozent der von uns befragten Personen an, dass sie sich ihren Kollegen gegenüber einfühlsamer fühlen, da sie nun einen besseren Einblick in das Leben zu Hause haben.“

Damit Sie sich in Ihren Online-Meetings zukünftig wohler fühlen und eine gute Verbindung zu Ihren Kolleg:innen halten, haben wir nachfolgend einige Strategien sowie effektive, aber wenig bekannte Tech-Tools gesammelt, die Ihre Meetings effizienter und angenehmer gestalten.

How-to: So sorgen Sie für gute Beziehungen und mehr Wohlbefinden am häuslichen Arbeitsplatz

1. Muss es denn ein Meeting sein?
   Eine naheliegende, doch oftmals leicht zu übersehende Lösung, um die Bildschirm-Müdigkeit zu vermeiden, ist es sich zu fragen: Muss es denn wirklich ein Meeting sein, oder genügt vielleicht auch einfach eine E-Mail oder eine schnelle Slack-Nachricht? Eventuell kann das Thema ja auch auf einen späteren, geeigneteren Zeitpunkt verschoben werden, vorausgesetzt es ist nicht zeitkritisch? Seitdem wir vermehrt in den eigenen vier Wänden und nicht mehr im Büro, Seite an Seite mit unseren Kolleg:innen, arbeiten, haben viele das Gefühl, der Videoanruf ist die einzige Art und Weise miteinander zu kommunizieren. In Wirklichkeit stehen uns aber viele verschiedene Optionen zur Verfügung – und einige davon sparen uns nicht nur Zeit und Energie, sondern gönnen unseren Augen auch mal eine Bildschirmpause.
   
   Eine clevere Alternative für das klassische Online-Meeting sind Tools wie Loom. Hier zeichnen Sie sich selbst mit einem Hintergrund Ihrer Wahl, etwa Folien, auf Video auf. Ihre Mitarbeiter:innen haben so die Möglichkeit, wichtige Updates und Ankündigungen in ihrem eigenen Tempo aufzunehmen, und es ist eine großartige Option zum Informationsaustausch, wenn die Kalender keinen gemeinsamen Termin mehr erlauben.
   
   
2. Halten Sie Ihre Meetings kurz & knackig
   Wussten Sie, dass die optimale Länge für Online-Meetings nur 30 Minuten beträgt? Denn nach 30-40 Minuten konzentrierten „In-den-Bildschirm-schauens“, setzt unweigerlich die Bildschirm-Müdigkeit ein. Um Online-Meetings also möglichst erfolgreich zu gestalten, setzen Sie vorab eine Agenda auf, klären Sie die Guidelines für die Teilnahme (z. B. dass das Mikrofon aller Teilnehmer stumm geschaltet ist, wann es Zeit für Fragen und Feedback ist usw.) und sorgen Sie für eine Vertretung, falls Ihre Technik nicht mitspielt.
   
   Ihr Meeting droht durch viele Updates und unterschiedliche Teammitglieder zu lange zu werden? Dann probieren Sie doch einmal PechaKucha aus und glänzen obendrein auch noch mit Ihren Rhetorik-Fähigkeiten!
   
   Das Präsentationsformat PechaKucha – was so viel wie „Plauderei“ auf Japanisch bedeutet –, wurde 2003 von zwei renommierten Architekten in Tokio ins Leben gerufen. Seitdem haben Millionen von Menschen auf der ganzen Welt PechaKucha-Veranstaltungen besucht, und viele weitere haben das charakteristische „20×20“-Format für ihre Präsentationen übernommen. Die Idee dahinter ist, dass Sie genau 20 ausgewählte Bilder zeigen, und jedes für genau für 20 Sekunden. Mit anderen Worten: Sie haben insgesamt 6,5 Minuten Zeit, um Ihre Geschichte zu erzählen und die Bilder geben die Richtung vor.
   
   Übertragen Sie nun dieses Präsentationsformat auf Ihr Meeting, indem Sie darauf verzichten, allzu viele Folien zu präsentieren und beschränken Sie die Länge der Updates auf 5-6 Minuten. Auch wenn es anfangs vielleicht schwerfällt, so komprimiert zu präsentieren – lassen Sie sich und Ihr Team nicht entmutigen – mit ein bisschen Übung machen dieses knackigen Meeting-Formate richtig Spaß. Betrachten Sie es als Twitter-Version für Meetings – nur die wirklich wichtigen Dinge finden darin Platz.
   
   
3. Visueller, interaktiver, relevanter
   Ein weiterer Tipp, um vor allem auch längere Meetings interessant zu gestalten, ist neben regelmäßigen Pausen und dem Auswechseln der Sprecher, die Einbindung unterschiedlicher Medien-Formate: Videos, Fotos, Soundclips usw.
   
   Wollen Sie in Ihrem Online-Meeting Feedback sammeln, gemeinsam neue Strategien entwickeln oder es als Brainstorming nutzen, dann sollten Sie sich mit Miro, der „Online collaborative whiteboard platform“ vertraut machen. Das Tool ist visuell ansprechend, einfach zu bedienen und lässt sich mit gängigen Diensten wie Dropbox, Box, Google Suite, Slack und vielen anderen verbinden. Zusätzlich bietet das Tool einen sehr hilfreichen Leitfaden mit 16 Geheimnisse für ansprechende Online-Meetings an – vollgepackt mit großartigen Ideen, um Ihre Meetings interaktiver und relevanter zu gestalten.
   
   
4. Keine Scheu vor „Breakout“- oder „Together“-Räumen
   Trotz Homeoffice ein Gefühl der Gemeinschaft schaffen? Ganz einfach mit dem neu eingeführten Together-Modus von Microsoft Teams. Die Software nutzt künstliche Intelligenz, um die Teilnehmenden des Meetings digital in einem gemeinsamen Raum zu platzieren. Die Funktion ist aber mehr als nur ein Hintergrundfilter – sie soll das Gefühl geben, sich im selben Raum wie alle anderen Teilnehmer:innen des Meetings zu befinden… egal ob es sich dabei in einem Klassenzimmer, einem Café, einem Auditorium oder einen ganz anderen Ort handelt.
   
   Sollten ein längeres Meeting trotz der obigen Empfehlungen unausweichlich sein, gönnen Sie sich und Ihren Kolleg:innen Pausen, beispielsweise mit dem Breakout-Raum von Zoom.

5. Nein zum Multitasking – Ja zum Spazieren!
   Wenn unsere Konzentration nachlässt oder Meetings an Schwung verlieren, dann ist die Verlockung hoch, sich anderen Dingen zu widmen: Mal schnell durch den Social Media Feed scrollen oder eine zusätzliche Arbeitsaufgabe fertigstellen beispielsweise. Aber das erhöht nur unsere kognitive Belastung und führt langfristig zu größerer Müdigkeit. Widerstehen Sie dem Drang zum Multitasking. Besser: Klären Sie die Möglichkeit ab, sich per Telefon in das Meeting dazu zuschalten und machen Sie währenddessen einen Spaziergang – definitiv die gesündere Art des Multitaskings!
   
   Wenn Sie Ihre Wohnung oder Ihr Haus während eines Meetings nicht verlassen können, aber eine Videoübertragung nicht zwingend erforderlich ist, dann gehen Sie einfach im Zimmer auf und ab. Die kanadische Autorin Louise Penny zum Beispiel hat während der Pandemie begonnen, in ihrer Wohnung auf- und abzugehen und läuft mittlerweile 5 km am Tag, indem sie einfach Schleifen um ihre Kücheninsel läuft. Unglaublich!
   
   Ganz so extrem wie Louise Penny müssen Sie es natürlich nicht machen, aber Sie werden überrascht sein, wie viele Schritte Sie allein durch das Auf- und Ablaufen in den eigenen vier Wänden während eines Telefonats machen können. Und es gibt auch noch andere Vorteile. Wie das Team von Well + Good uns daran erinnert, „führt die Mobilisierung Ihrer Besprechungen zu einem besseren Schlaf in der Nacht, und Studien belegen, dass Bewegung während Besprechungen zu kreativerem Denken und effektiven Brainstormings führen kann.“
   Wenn eine Videoübertragung dringend erforderlich ist, achten Sie darauf sich regelmäßig zu dehnen und ausreichend zu trinken.

Quelle: TechSoup Canada, März 2021
Autor: Chiara
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