Rechtssicher engagiert: Ein Überblick für Vorstände

Das Thema „Haftung“ wird für Vertreter gemeinnütziger Organisationen zunehmend bedeutender. In den letzten Jahren haben gerichtliche Entscheidungen über die Haftung von Organen zugenommen. Auch wachsende Anforderungen von Finanz- und Aufsichtsbehörden machen Vorständen die Arbeit in den Gremien nicht gerade leichter. Die Sorge vor etwaigen Haftungsrisiken wird insbesondere bei der Suche nach ehrenamtlichen Vorstandsmitgliedern zum Problem. Wer sensibilisiert ist und Risiken kennt, kann sich auch vor Fehlern schützen.

Ein Fachartikel von Rechtsanwältin Melanie Jakobs, Stiftungszentrum.law Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

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Wem gegenüber haftet der Vorstand?

Innenverhältnis

Eine Haftung im Innenverhältnis liegt vor, wenn der Vorstand gegenüber der gemeinnützigen Organisation schuldhaft eine Organpflicht verletzt, z.B. durch das Ausstellen falscher Spendenbescheinigungen. Für den daraus entstandenen Vermögensschaden muss der Vorstand der gemeinnützigen Organisation gegenüber einstehen.

Außenverhältnis

Davon zu unterscheiden ist die Haftung des Vorstands im Außenverhältnis gegenüber Dritten, z.B. aufgrund der Schädigung von Vertragspartnern oder kraft Gesetzes gegenüber Sozialversicherungsträgern oder dem Finanzamt.

Welchen Sorgfaltsmaßstab legt das Gesetz zugrunde?

Vorstandsmitglieder, die unentgeltlich tätig sind oder nur eine Vergütung von bis zu 840 € jährlich beziehen (Ehrenamtspauschale gemäß § 3 Nr. 26a Satz 1 EStG), haften gegenüber der gemeinnützigen Organisation bei Ausübung ihrer Tätigkeit nur für Schäden, die der Organisation durch vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen entstanden sind (§ 31a Absatz 1 BGB). Schädigt ein Vorstandsmitglied einen außenstehenden Dritten, besteht ein Anspruch auf Freistellung gegen die Organisation, falls das Vorstandsmitglied von dem Dritten in Anspruch genommen wird (§ 31a Absatz 2 BGB).

Kann die Haftung des Vorstands darüber hinaus beschränkt werden?

Mindestschutz

In einem Beschluss hat das OLG Nürnberg anlässlich einer Registereintragung eines einzutragenden Vereins entschieden (Beschl. V. 13.11.2015 Az.: 12 W 1845/15), dass die gesetzlichen Haftungsregelungen für ehrenamtlich tätige Vorstände nur einen Mindestschutz darstellen. Eine weitergehende satzungsmäßige Haftungsbeschränkung auch für grob fahrlässiges Verhalten ist demnach zumindest für Vereinsvorstände möglich.

Mit der Stiftungsrechtsreform 2023 hat der Gesetzgeber in § 84 Abs. 3 BGB klargestellt, dass die Haftungsbegrenzung des § 31a BGB auch für Stiftungsvorstände gilt und dass die Anwendbarkeit diese Haftungsbegrenzung durch die Satzung weiter beschränkt werden kann.

Business Judgement Rule

Ebenso wurde mit der Stiftungsrechtsreform die Business Judgement Rule ausdrücklich in § 84a Abs. 2 Satz 2 BGB für alle Organmitglieder einer Stiftung aufgenommen. Sie besagt, dass Organmitglieder nicht pflichtwidrig handeln, wenn sie

• unter Beachtung gesetzlicher und satzungsmäßiger Vorgaben
• auf Grundlage angemessener Informationen
• vernünftigerweise annehmen dürfen,

zum Wohle der Stiftung zu handeln. Diese Regel schützt unternehmerische Entscheidungen mit Prognosecharakter wie z.B. bei Entscheidungen zur Vermögensanlage, der Mittelverwendung oder bei Projektentscheidungen.

Damit diese Regelung greift, müssen alle verfügbaren rechtlichen und tatsächlichen Informationen eingeholt werden, die Vor- und Nachteile der Handlungsalternativen müssen sorgfältig abgewogen werden und die Entscheidungsprozesse sollten nachvollziehbar dokumentiert werden (z.B. Protokolle, Entscheidungsvorlagen). Bei Unsicherheiten sollte fachlicher Rat eingeholt werden. Die Beweislast liegt beim jeweiligen Organmitglied und der Schutz erstreckt sich nicht auf grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz.

Ressortverteilung

Sind mehrere Mitglieder im Vorstand, sind diese gemeinsam für alle Angelegenheiten der gemeinnützigen Organisation zuständig und haften als Gesamtschuldner. Ein vollständiger Haftungsausschluss einzelner Mitglieder ist durch eine Ressortverteilung grundsätzlich nicht möglich, da für alle Vorstandsmitglieder eine wechselseitige Informations- und Überwachungspflicht besteht. Verletzt ein Vorstandsmitglied seine Überwachungspflicht gegenüber einem Vorstandskollegen, kann es auch für Fehler in einem anderen Ressort zur Verantwortung gezogen werden.

Entlastung des Vorstands

Sobald dem Vereinsvorstand durch die Mitgliederversammlung eine Entlastung für einen zurückliegenden Zeitraum erteilt wird, kann der Vorstand für Vorkommnisse, die in diesen Zeitraum fallen, nicht mehr zur Rechenschaft gezogen werden. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass der Mitgliederversammlung alle diesbezüglichen Vorkommnisse bekannt sind oder bei sorgfältiger Prüfung des Rechenschaftsberichts erkennbar waren.

Nach überwiegender Meinung kann der Stiftungsvorstand nicht durch ein zuständiges Kontrollorgan entlastet werden, da es im Vergleich zum körperschaftlich organisierten Verein in einer Stiftung kein autonomes Organ gibt, das über die Ansprüche der Stiftung verfügen kann. Gegebenenfalls kommt es zu einer gesamtschuldnerischen Haftung von Vorstand und Kontrollorgan.

Was sind die häufigsten Haftungsrisiken?

Haftung bei Verletzung steuerlicher Pflichten

Als gesetzlicher Vertreter trifft den Vorstand die Pflicht zur Aufzeichnung und Buchführung (§§ 140-148 AO), zur Abgabe richtiger und vollständiger Steuererklärungen sowie zur Entrichtung der Steuer (§§ 69, 34 Absatz 1 Satz 1 AO). Bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung dieser Pflichten haftet der Vorstand persönlich und unmittelbar neben der gemeinnützigen Organisation (§ 44 AO). Relevant wird dies insbesondere bei steuerlichen Pflichten im Rahmen eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs oder der Beschäftigung von Arbeitnehmern.

Ausstellerhaftung bei unrichtigen Zuwendungsbestätigungen

Gemeinnützige Organisationen haften für vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtig ausgestellte Zuwendungsbestätigungen (§ 10b Absatz 4 Satz 2 1. Alt.) mit 30 % des Spendenbetrages. Ein häufiger Fehler besteht darin, dass die Voraussetzungen einer Spende nicht vorliegen. Erbringt die Organisation für eine Zuwendung eine Werbeleistung, liegt keine freiwillige und unentgeltliche Spende vor. Vielmehr handelt es sich um ein Sponsoring, das in der Regel umsatzsteuerliche und häufig auch ertragsteuerliche Auswirkungen hat. Vorsicht ist auch bei der Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen für Aufwandsspenden geboten. Ist der Anspruch auf Ersatz der Aufwendungen weder in der Satzung noch in einem Vertrag geregelt, sind die Voraussetzungen für eine Aufwandsspende nicht gegeben. Erlässt die Finanzverwaltung gegenüber der Organisation einen Haftungsbescheid, kann der Vorstand in Regress genommen werden, sofern er die fehlerhafte Zuwendungsbestätigung zu verantworten hat.

Haftung für Mittelfehlverwendung

Gemeinnützige Organisationen dürfen ihre Mittel grundsätzlich nur für ihre satzungsmäßigen Zwecke verwenden.

Deshalb ist darauf zu achten, dass die Kosten für die Verwaltung der Organisation in einem angemessenen Verhältnis stehen zu den Ausgaben für die unmittelbare Zweckverwirklichung. Wenn der überwiegende Teil der Mittel über mehrere Jahre für Werbemaßnahmen und die eigene Verwaltung verwendet wird, ist die Angemessenheit nicht mehr gegeben.

Unentgeltliche Zuwendungen an Mitglieder, ehrenamtlich Tätige oder Förderer sind nur im Rahmen von Annehmlichkeiten gestattet. Bei persönlichen Anlässen (z.B. Geburtstagen), bei Vereinsjubiläen oder bei Veranstaltungen zum Einwerben von Spenden sollte bei Zuwendungen die Grenze von 60 € pro Person nicht überschritten werden.

Droht einer gemeinnützigen Körperschaft aufgrund derartigen Mittelfehlverwendungen der Verlust der Gemeinnützigkeit, haftet der Vorstand in der Regel wegen grob fahrlässiger Pflichtverletzung.

Sozialversicherungsrechtliche Haftung

Beschäftigt die Organisation Arbeitnehmer, ist der Vorstand zur Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen verpflichtet (§ 823 Absatz 2 BGB i.V.m. § 28e SGB IV). Häufig neigen gemeinnützige Organisationen dazu, „freie Mitarbeiter“ zu beschäftigen, bei denen es sich bei genauer Betrachtung um Arbeitnehmer handelt. Handelt der Vorstand hierbei mit bedingtem Vorsatz, haftet er persönlich für nicht abgeführte Sozialversicherungsbeiträge.

Haftung für Verluste im Rahmen der Vermögensanlage

Bei der Entscheidung über die Vermögensanlage einer Stiftung hat der Vorstand die Vorgaben des Stifters in der Satzung zu beachten. Sind keine Vorgaben vorhanden, orientiert er sich ausschließlich am Wohl der Stiftung, das einerseits die dauerhafte Erhaltung des Vermögens, andererseits die Erwirtschaftung von Erträgen bedeutet. Dabei steht ihm ein unternehmerischer Ermessensspielraum zu. Maßgeblich ist hierbei, wie ein verständiger Dritter zum Zeitpunkt der Anlageentscheidung entschieden haben würde. Pflichtwidriges Verhalten liegt allerdings dann vor, wenn Entscheidungen ohne eigene Kenntnisse oder sachkundige Beratung getroffen wurden und getätigte Anlagen nicht überwacht werden. Dann haftet der Vorstand gegenüber der Stiftung für den entstandenen Schaden. Es empfiehlt sich die wesentlichen Eckpunkte der Vermögensverwaltung in Anlagerichtlinien festzulegen.

Kann sich der Vorstand gegen Haftungsrisiken versichern?

Bei der Betreuung von größeren Vermögenswerten ist aufgrund des höheren Haftungsrisikos der Abschluss einer Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung für die gemeinnützige Organisation ratsam. Mit einer D&O-Versicherung (Directors-and-Officers-Versicherung) wird einerseits das Privatvermögen des Vorstands geschützt, der fahrlässig einem Dritten oder der Organisation selbst einen Vermögensschaden zufügt. Andererseits wird die Organisation selbst vor dem Insolvenzrisiko ihres haftenden Vorstands geschützt. Da der Abschluss einer D&O-Versicherung jedoch mit hohen Prämien verbunden ist, kommt sie für kleinere Organisationen und deren Vorstände eher nicht in Betracht.

Was sollte man sonst noch beachten?

Verfügt der Vorstand selbst nicht über ausreichende Kenntnisse für die Einhaltung und Überwachung der gesetzlichen Bestimmungen, sollte er im Zweifelsfall rechtzeitig im Vorfeld fachlichen Rat bei einem Steuerberater oder Rechtsanwalt einholen.

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