Normalerweise gilt: Für eine Gremiensitzung müssen alle Mitglieder physisch zusammenkommen – eine rein virtuelle Zusammenkunft ist nur dann möglich, wenn diese bereits in der Satzung verankert ist.
Von dieser Regel wurde jedoch durch das Covid-19-Gesetz eine Ausnahme formuliert. Das „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“ legt fest, dass virtuelle Versammlungen derzeit auch ohne eine entsprechende Festlegung in der Satzung durchgeführt werden können. Internetchats, Video- oder Telefonkonferenzen sind seither als Vorstandssitzung völlig legitim.
Dasselbe Gesetz hat zudem die Anforderungen an Beschlussfassungen im Umlaufverfahren erleichtert. Nicht mehr die Zustimmung aller Mitglieder ist erforderlich, sondern vielmehr kann eine Mehrheit nach den gesetzlichen Regelungen oder denen der Satzung nun ausreichen. Die Bedingungen lauten: Alle Mitglieder müssen beteiligt sein, mindestens die Hälfte der Mitglieder müssen im Umlaufverfahren ihre Stimme abgeben.
Denken Sie auch daran, die Sitzung und Beschlussfassung zu dokumentieren. Schon ein Screenshot der digitalen Teilnehmerliste belegt die Anwesenheit der Gremien. Auch eine Aufzeichnung der Sitzung ist in einem virtuellen Meeting in der Regel technisch möglich.
Diese Ausnahmen zu Gremiensitzungen und Beschlussfassungen gelten vorerst bis zum 31.12.2021.
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