Auch für Stiftungen und Non-Profit-Organisationen wird die elektronische Rechnung ab Januar 2025 Pflicht. Word, Excel oder Papierablage reichen dann nicht mehr aus.

• Überblick
• Für wen und für welche Umsätze gilt die E-Rechnungs-Pflicht?
• Was ist eine E-Rechnung?
• E-Rechnungen empfangen und verarbeiten
• E-Rechnungen erstellen und versenden
• Fazit

Ein Fachartikel von Karin Gerlinde Götz

Stiftungs-News November 2024 – Newsletter abonnieren

Überblick

Ab dem 01. Januar 2025 sind umsatzsteuerpflichtige Organisationen verpflichtet, maschinenlesbare E-Rechnungen empfangen, prüfen und archivieren zu können. Eine spezielle Software ist unerlässlich. Für das Erstellen von E-Rechnung gelten Übergangsfristen.

Für wen und für welche Umsätze gilt die E-Rechnungs-Pflicht?

Sie gilt für Unternehmen und Organisationen, die umsatzsteuerpflichtig sind. Für Kleinunternehmen gelten besondere Regelungen, die hier nicht weiter aufgeführt werden.

Sie gilt für die Umsätze im B2B-Bereich im Inland, die ab dem 01. Januar 2025 ausgeführt werden.

In folgenden Fällen muss dennoch keine E-Rechnung erstellt werden:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
• Fahrausweise
• Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind

Weitere Sonderregelungen gibt es für Dauerrechnungen.

Was ist eine E-Rechnung?

Vor allem kleinere Organisationen erstellen ihre Rechnungen vielfach noch mit Word oder Excel und wandeln sie zum Versenden in ein PDF-Dokument um. Dieses Vorgehen entspricht nicht der gesetzlichen Definition einer E-Rechnung, die ein strukturiertes, maschinenlesbares Format vorschreibt (z. B. XML). Dieses Format ermöglicht den elektronischen Versand und die Erfassung der Rechnung sowie ihre automatische Verarbeitung, ohne dass eine Umwandlung in ein anderes Format oder ein Ausdruck notwendig sind.

Da E-Rechnungen für Menschen nicht direkt lesbar sind, müssen die enthaltenen Daten in ein verständliches Format konvertiert werden. Es gibt bereits hybride Systeme, bei denen der Datensatz der E-Rechnung beispielsweise in eine PDF-Datei eingebettet wird – siehe dazu auch E-Rechnungen erstellen.

E-Rechnungen empfangen und verarbeiten

E-Rechnungen werden per E-Mail oder über spezielle Kundenportale geschickt. Alle Unternehmen und Organisationen müssen ab 2025 technisch in der Lage sein, sie einzulesen und zu verarbeiten. Um dies zu gewährleisten, ist es unumgänglich, eine geeignete Software einzuführen, die eine elektronische Rechnungsverarbeitung zuverlässig sicherstellt.

E-Rechnungen sind im Ursprungsformat und unveränderbar elektronisch aufzubewahren. Eine Archivierung in Form von Ausdrucken genügt nicht.

E-Rechnungen erstellen und versenden

Übergangsfristen

Grundsätzlich besteht ab 2025 auch für das Ausstellen und den Versand von Rechnungen eine E-Rechnungs-Pflicht. Allerdings gibt es Übergangsregelungen.

• Bis 31. Dezember 2026 können weiterhin Papierrechnungen und elektronische Rechnungen als PDF-Datei versandt werden – allerdings nur, wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt.
• Ab 01. Januar 2027 gilt diese Übergangsregelung nur noch, wenn der Jahresumsatz unter 800.000 Euro liegt.
• Ab 01. Januar 2028 ist das elektronische Rechnungsformat endgültig verpflichtend – auch für das Erstellen und Versenden von Rechnungen.

Die hier genannten Übergangsfristen gelten nur für Ausstellung und Versand von E-Rechnungen. Bei Erfassung und Verarbeitung von E-Rechnungen hingegen gibt es keine Übergangszeit!

E-Rechnungen erstellen

Zur Erstellung von elektronischen Rechnungsformaten stehen verschiedene Systeme zur Verfügung, die alle denselben Code erzeugen, in dem die Rechnungsdaten enthalten sind. Diese elektronischen Rechnungsformate basieren auf einem standardisierten, maschinenlesbaren Format (meist XML), das den EU-Vorgaben entspricht. Im Folgenden stellen wir die zwei gängigsten Formate vor.

XRechnung

Dieser Standard folgt der europäischen Norm EN-16931 für elektronische Rechnungen und nutzt ausschließlich das strukturierte XML-Format für den Austausch von Rechnungsdaten. Es gibt kein visuelles Belegbild mehr, das der Empfänger einsehen kann. Für die Verarbeitung von XRechnungen ist spezielle Software erforderlich.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in einem PDF-Dokument integriert. Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format kombiniert die Vorteile von PDF-Dokumenten mit den strukturierten Daten eines XML-Formats. Zum einen behält man das gewohnte Belegbild in der ZUGFeRD-PDF, das für Sichtprüfungen nützlich ist, zum anderen erlaubt der eingebettete Datensatz trotzdem eine maschinelle Verarbeitung der Rechnung.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnung ab 2025 bringt auch für Stiftungen und Non-Profit-Organisationen Veränderungen mit sich, die mehr als eine bloße Anpassung der bisherigen Prozesse erfordern. Vor allem Organisationen, die bisher mit einfachen Tools wie Word und Excel gearbeitet haben, müssen sich auf eine neue, digitale Rechnungswelt einstellen. Die Umstellung auf E-Rechnungen schafft jedoch auch Chancen: Automatisierte Prozesse und eine vereinfachte Abwicklung können langfristig Zeit und Kosten sparen. Wer frühzeitig in die richtige Software investiert und die neuen Vorgaben umsetzt, kann von diesen Vorteilen profitieren.

Foto: Tnzal, Stock.adobe.com