Gute PowerPoint-Präsentationen
Newsletter-Beitrag, September 2018
Wer hat das noch nicht erlebt? Eine schlechte PowerPoint-Präsentation. Zu viele und dazu noch vollgestopfte Folien, um nur zwei Beispiele zu nennen. Das durchzustehen kann schrecklich sein – sowohl fürs Publikum als auch für die Präsentierenden. Damit Ihre nächste Präsentation besser wird, hat Wes Holing 10 Tipps zusammengestellt.
Ein Artikel von unserem Partner TechSoup USA, Wes Holing
1. Beginnen Sie mit kleinen Haftnotizen
Das Schreiben eines langen Dokuments beginnt mit einer Gliederung. PowerPoint-Foliensätze sollten mit etwas Ähnlichem beginnen. Quadratische Haftnotizen sind eine gute Möglichkeit, eine Grundidee oder eine kurze Skizze zu notieren und zu sortieren, bevor Sie beginnen. Bonus: Die geringe Größe hält Sie davon ab, sie mit unnötigen Informationen zu überfrachten.
2. Die Folien nicht überlasten
Nur ein oder zwei Gedanken pro Folie. Die Augen werden glasig, wenn sie zu lange auf die gleiche Folie starren müssen.
Vermeiden Sie auch vollständige Sätze auf Ihrer Folie. Wenn Sie mehrere Sätze (oder schlimmer noch, Absätze) schreiben, wird sie keiner lesen. Niemand möchte eine PowerPoint-Präsentation vorgelesen bekommen. Sie möchten Ihr Publikum ja einbinden, indem Sie die auf jeder Folie skizzierten Ideen weiterentwickeln.
Es ist vollkommen in Ordnung, komplexe Themenbereiche auf zwei, drei oder mehr Folien aufzuteilen. Es ist weit vorteilhafter, viele Folien mit wenig Inhalt zu präsentieren, als eine Folie mit zu viel Inhalt.
3. Hinterfragen Sie jede Folie
Legen Sie das gewünschte Ziel Ihrer Präsentation und jeder Folie bereits dann fest, wenn Sie Ihre Haftnotizen verwenden. Fragen Sie sich selbst nach der Fertigstellung der Präsentation, ob jede einzelne Folie dieses Ziel unterstützt. Obwohl einzelne Aspekte Ihrer Präsentation vielleicht interessant oder lustig sind oder cool aussehen, sind sie vielleicht nicht notwendig. Sie möchten, dass Ihr Publikum am Ende Ihrer Präsentation etwas tut oder etwas lernt. Überlegen Sie, ob jede Folie das benötigte Wissen in irgendeiner Weise vermittelt.
4. Das Format konsistent halten
Es ist verlockend, Elemente in Ihrer Folienvorlage zu verschieben, um sie an andere anzupassen. Aber Sie sollten immer diese einfache Regel befolgen: Wenn Sie eine Vorlage ändern, ändern Sie sie alle. Wenn Ihre Überschriften von Folie zu Folie unterschiedlich formatiert sind oder jede Seite Ihrer Präsentation eine andere Größe hat, leidet die Gesamtpräsentation. Gestalten Sie einen Folien-Master und bleiben Sie bei dieser Vorlage, um alles richtig zu machen.
5. Wecken Sie Emotion
Ihre Präsentation soll vermutlich keine Diskussion sein – sondern ein überzeugendes Medium. Folien funktionieren am besten mit Fotos, die eine Geschichte erzählen, mit einfacher Sprache und ansprechenden Farben. Ihre Bilder sollten, wenn möglich, von hoher Qualität sein, entweder von Ihrer Organisation oder von einem Stockfoto-Anbieter. Die Texte auf Ihren Folien sollten kurz gehalten sein (siehe Tipp Nummer zwei) und die wichtigsten Punkte hervorheben, die Sie persönlich ansprechen werden.
6. Datenvisualisierungen einfach halten
Eine komplexe Infografik ist ein aktives Medium – PowerPoint-Präsentationen sind passiv. Sie können Ihre Daten immer auch zu einem späteren Zeitpunkt weitergeben, aber während Ihrer Präsentation sollten es einfache Botschaften sein wie:
- Die Anzahl der Spenden steigt.
- Diese Gruppe ist größer als diese.
- Dieser Monat ist die Ausnahme vom allgemeinen Trend.
Ihre Balkendiagramme sollten nicht zu viele Balken haben, Ihre Liniendiagramme sollten eindeutig sein, und Ihre Tortendiagramme sollten nur wenige Stücke haben.
7. Die Übergänge
Halten Sie sich an einen einzigen Übergangsstil zwischen Ihren Folien. Sie können den Fade-Übergang nutzen und ihn auf weniger als eine halbe Sekunde zwischen den Folien reduzieren. Er ist nicht allzu offensichtlich und führt den Betrachter gut durch die Präsentation.
Wenn Sie andere Übergänge als Cut (Standard) oder Fade verwenden, beachten Sie den Kontext Ihrer Folien. Wenn Ihre Präsentation ein ernstes Thema behandelt, vermeiden Sie niedliche Übergänge. Wenn es ein lustiges oder erhebendes Thema ist, halten Sie die Aktion leicht und vermeiden Sie störende Übergänge. Der Fokus sollte auf dem Inhalt liegen.
8. Wenig Animationen
Animierte Elemente auf Ihren Folien können den Rhythmus einer Präsentation stören. Wenn Sie nicht klicken, um sie zur richtigen Zeit fortzusetzen, oder Ihre eigenen zeitgesteuerten Animationen verpassen, kann Ihr Publikum schnell das Interesse verlieren oder Sie können unvorbereitet wirken.
Verwenden Sie Animationen nur, wenn Sie Folienelemente ausblenden möchten. Bei einem guten Spannungsbogen möchten Sie vielleicht etwas vor Ihrem Publikum zurückhalten, bis die richtige Zeit dafür gekommen ist. Wenn Sie Animationen in einer Folie verwenden, fügen Sie eine Notiz für sich selbst in die Referenten-Ansicht ein (mehr dazu später), damit Sie Ihr Stichwort nicht verpassen.
9. Pause(n) für Fragen
Wenn Ihre Präsentation länger als fünf Minuten dauert, wird Ihr Publikum wahrscheinlich Fragen haben. Stellen Sie sicher, dass Sie in langen Präsentationen Abschnittspausen oder eine Halbzeitmarkierung einfügen, um Fragen zu dem, was bisher behandelt wurde, zu beantworten. Es wird dazu beitragen, Ihr Publikum zu begeistern und zum Nachdenken anzuregen.
10. Verlassen Sie sich auf Ihre Notizen
Halten Sie Text so weit wie möglich aus Ihren Folien heraus. In der Referenten-Ansicht (auf der Notizen-Seite) können Sie persönliche Notizen hinterlegen, die nur Sie sehen können. So kann sich Ihr Publikum auf das Bildmaterial und Ihren – freien – Vortrag konzentrieren, Sie haben aber all Ihre Fakten parat. Denn die Präsentation soll Sie unterstützen, nicht umgekehrt.
Zusatztipp: Animierte GIFs hinzufügen
Wenn es für Ihre Präsentation passend ist, möchten Sie vielleicht ein animiertes GIF hinzufügen, um den Ablauf aufzulockern. Wie jedes andere Bild können Sie auf Einfügen > Bilder klicken und Ihr GIF auswählen. Diese Methode gibt Ihnen jedoch keine Wiedergabemöglichkeiten, wie z.B. wann die Bewegung beginnen soll oder wie oft die Animation wiederholt werden soll.
Für die Wiedergabeoptionen fügen Sie Ihr GIF als Video ein, indem Sie auf der Registerkarte Einfügen auf Video klicken. PowerPoint erkennt GIFs nicht als Videoformat, also geben Sie *.gif für den Dateinamen ein, suchen Sie Ihr GIF und klicken Sie auf Einfügen. Sobald das GIF eingefügt ist, haben Sie, wie bei jedem anderen Video, die Registerkarten Format und Wiedergabe.
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