3 Tipps für E-Mails zu Veranstaltungen
Newsletter-Beitrag, September 2019
Die E-Mail-Expertin Elizabeth Carter unseres TechSoup Partners Charity Digital gibt ihre 3 wichtigsten Tipps, wie Non-Profit-Organisationen mit Hilfe von E-Mails die Anmeldungen zu ihren Veranstaltungen steigern und die Teilnehmer besser einbinden können.
Ein Artikel unseres Partners TechSoup USA
Ihr Event ist ein oder zwei Monate entfernt…. keine Panik! Mit einer guten E-Mail-Marketing-Plattform können Sie alle Anmeldungen verwalten und die Teilnehmerzahl kontinuierlich steigern. Gleichzeitig können Sie die Teilnehmer einbinden, die sich in letzter Minute angemeldet haben, und diejenigen erinnern, die die Veranstaltung übersehen haben.
Außerdem können Sie die Beziehung zu Ihren aktuellen Förderern und Spendern stärken und neue Kontakte aufbauen.
Hier sind 3 Tipps für eine erfolgreiche Kampagne.
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Verwenden Sie ein Tool für automatisierte E-Mails.
Denken Sie zunächst an Ihre Ziele und planen Sie Ihr E-Mail-Marketing entsprechend. Automatisierte E-Mails helfen Ihnen dabei. Planen Sie verschiedene Schritte ein, die je nach Ziel variieren:
- Richten Sie ein Anmeldeformular ein, das die Anmeldungen Ihrer Teilnehmer auf Ihrer Website oder auf einer Zielseite erfasst.
- Antworten Sie sofort mit einer E-Mail mit den Worten „Danke für die Anmeldung“ und „Save the date“. Fügen Sie relevante Informationen wie Datum, Ort, Uhrzeit und Veranstaltungsname bzw. -logos hinzu. Fügen Sie einen Kalender-Link hinzu, damit die Empfänger das Ereignis in ihrem Kalender speichern können.
- Die formelle Einladung: Sprechen Sie darüber, worum es bei der Veranstaltung geht, wie die Anreise funktioniert und was die Teilnehmer erwarten können. Geben Sie Ihre Gastredner und deren Inhalte an. Fügen Sie einen Antwort-Link hinzu, um die Anzahl der Teilnehmer einschätzen zu können und Antworten auf individuelle kulinarische Bedürfnisse zu erhalten.
- Senden Sie Erinnerungen in den Wochen vor den Veranstaltungen. Heutzutage sind wir alle sehr beschäftigt und die Posteingänge füllen sich schnell. Mit E-Mail-Automatisierung können Sie eine Reihe von Erinnerungen erstellen und automatisch versenden, die auf den Interaktionen der Teilnehmer mit Ihren E-Mails basieren.
- Filtern Sie Nicht-Öffner und Personen heraus, die Ihre E-Mails zwar geöffnet, aber nicht und nicht angeklickt haben. Senden Sie jetzt Ihre Einladung mit einem anderen Betreff mit klaren Erinnerungen und größerer Dringlichkeit erneut.
- Senden Sie am Tag vor der Veranstaltung eine letzte E-Mail, in der Sie Ihre Vorfreude auf die Veranstaltung kommunizieren und wichtige Informationen zusammenfassen, z.B. eine Erinnerung an den Veranstaltungsort (einschließlich einer Anfahrtsskizze).
- Und abschließend versenden Sie eine Dankes-E-Mail nach der Veranstaltung. Jetzt ist die beste Gelegenheit, um den Teilnehmern für ihre Zeit zu danken, alle versprochenen Inhalte nachzuliefern und um Feedback der Teilnehmer zu bitten.
Vergessen Sie nicht, Ihren Teilnehmern nach Veranstaltungsende weitere Informationsangebote zu machen, z.B. durch einen regelmäßigen Newsletter, damit Ihre Teilnehmer zu Anwälten für Ihre Sache und mögliche zukünftige Spender werden.
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Überlegen Sie sich Ihr Layout und den Titel/Betreff sorgfältig.
- Ihre E-Mails müssen auf allen Geräten, insbesondere auf dem Handy, gut angezeigt werden! 54 Prozent der E-Mail-Empfänger öffnen ihre E-Mails zuerst auf dem Handy (Zahlen stammen von TechSoup UK).
- Verwenden Sie ein einspaltiges Design und fügen Sie einen relativ großen Call-to-Action-Button mit Text (14px /10,5 Pt oder größer) hinzu, der Aufmerksamkeit erregt und Ihre Empfänger dazu bringt, zu klicken. Statistiken zeigen, dass E-Mails mit einem einzigen Call-to-Action die Klicks um 371 Prozent erhöhen.
- Wenn Sie Ihre Einladung personalisieren, fühlen sich Ihre Teilnehmer mehr angesprochen und geschätzt. Verwenden Sie den Namen des Eingeladenen sowohl in der Betreffzeile als auch im Text, da Statistiken zeigen, dass personalisierte Betreffzeilen 26 Prozent häufiger geöffnet werden.
- Verwenden Sie gute Bilder von vergangenen Events, um ein Gefühl von Vertrauen zu vermitteln.
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Gestalten Sie Ihre E-Mail-Inhalte attraktiv
- Machen Sie Ihre Inhalte attraktiv und überzeugen Sie die Empfänger, warum sie an der Veranstaltung teilnehmen sollten und weshalb sie von einer Teilnahme profitieren. Zeigen Sie, dass es sich lohnt, daran teilzunehmen, indem Sie Referenzen von Teilnehmern früherer Veranstaltungen oder vergangene Teilnehmerzahlen veröffentlichen.
- Wenn Ihre Veranstaltung kostenpflichtig ist, sollten Sie zuerst ehemalige Teilnehmer anschreiben und ihnen einen Rabatt gewähren. Bieten Sie einen Frühbucherrabatt an und passen Sie die Preisgestaltung laufend an, damit sich möglichst viele Teilnehmer frühzeitig registrieren.
So können Sie mit sorgfältiger E-Mail-Planung und –Gestaltung die Plätze Ihrer Veranstaltung füllen.
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Autorin: Elizabeth Carter, Charity Digital, August 2019
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