Online-Freiwilligenarbeit – Teil 3
Erste Schritte bei der Arbeit mit Online-Freiwilligen
Heute haben wir den dritten Artikel in unserer Reihe “Online-Freiwilligenarbeit” für Sie. Bisher haben wir uns mit den Möglichkeiten befasst, wie Freiwillige in diesen Tagen virtuell mithelfen können. Und wir haben einige grundsätzliche Fragen gestellt, um potenziellen Freiwilligen zu helfen, eine für sie geeignete Aufgabe zu finden. Im heutigen Beitrag untersuchen wir die Online-Freiwilligenarbeit aus der Perspektive von gemeinnützigen Organisationen. Wir haben Tipps und Empfehlungen für Sie, wie NPOs Online-Freiwillige anwerben und mit ihnen zusammenarbeiten können.
Schritt 1: Vorüberlegungen
Beginnen Sie damit, über die Werte, Prinzipien und Mission Ihrer Organisation nachzudenken – wie können diese bei den Aufgaben für Freiwillige berücksichtigt werden? Beispielsweise könnte Ihre Organisation den Werten der Vielfalt und Zusammenarbeit verpflichtet sein: Wie könnten diese Werte in Ihr Online-Freiwilligenprogramm integriert und weiter entwickelt werden? Was sind Bereiche, in denen Online-Freiwillige bei der Arbeit in Ihrer Organisation den größten Unterschied machen können?
Tipp: Wenn Sie daran denken, dauerhaft mit Freiwilligen zusammenzuarbeiten (d. h. über eine sporadische Aufgabe oder Veranstaltung hinaus), sollten Sie für Ihr Online-Freiwilligenprogramm separate Erklärungen zu Auftrag, Zweck und Vision verfassen. Diese werden Ihnen dabei helfen, Ihre Richtlinien zur Anwerbung, Verwaltung und Bindung von Freiwilligen zu fokussieren.
Schritt 2: Einrichten Ihrer Systeme
Die Arbeit mit Online-Freiwilligen muss kein aufwändiger Prozess sein. Wenn Ihre Organisation das Online-Freiwilligenprogramm jedoch in ein langfristiges (oder wiederkehrendes) Angebot umwandeln möchte, müssen Sie überlegen, wie man das Engagement in die täglichen Abläufe Ihrer gemeinnützigen Organisation integrieren kann.
Werden Sie zum Beispiel laufend, zu bestimmten Zeiten im Jahr oder für ein bestimmtes Projekt Freiwillige rekrutieren? Wird es eine begrenzte Anzahl von freien Stellen geben oder werden Sie so viel Hilfe annehmen, wie angeboten wird? Werden Sie einen engagierten Online-Freiwilligenmanager ernennen oder werden Sie sich auf Mitarbeiter stützen, die sich die Koordinationsaufgaben teilen? Werden Sie die Unterzeichnung von Verträgen oder Absichtserklärungen verlangen? Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen, die richtigen Systeme zu installieren – damit sich sowohl Ihr bestehendes Team als auch die Freiwilligen unterstützt fühlen und zufrieden bleiben.
Tipp: Sobald Sie mit der Anwerbung von Online-Freiwilligen beginnen, müssen Sie jederzeit im Auge behalten, wer Mitglied Ihres Teams ist. Das können Sie am besten mit einer aktuellen Datenbank mit Namen von Freiwilligen, E-Mails, Ort, Aufgaben und natürlich Plattformzugriffen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie Backend-Berechtigungen erteilen oder Passwörter mit den Teammitgliedern teilen müssen. Die Datenbank ist auch eine große Hilfe für den Einstieg neuer Mitarbeiter in Ihre Organisation. Wenn Sie nach einem Werkzeug suchen, das Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Datenbank hilft, CiviCRM ist eine kostenlose Open-Source-Plattform, die von über 11.000 gemeinnützigen Organisationen genutzt wird (Anmerkung: Kanadische Zahlen).
Schritt 3: Erwartungen richtig kommunizieren
Die Suche nach Freiwilligen, die gut zu Ihrer gemeinnützigen Organisation passen, ähnelt der Anwerbung neuer Mitarbeiter. Kommunizieren Sie Ihre Bedürfnisse klar und ehrlich, um Kandidaten mit den Fähigkeiten und der Persönlichkeit zu ermitteln, die am besten zu Ihrer Organisationskultur passen. Sie können dies z.B. über Ihre sozialen Medienkanäle oder Newsletter tun oder indem Sie eine Freiwilligenanzeige in Branchennetzwerken und Diskussionsforen schalten. Bei der Erstellung des Profils des idealen Kandidaten könnten folgende Eigenschaften enthalten sein:
- Eine Person, die zuverlässig ist, aber in einem flexiblen Umfeld arbeiten kann und einen guten Sinn für Humor hat;
- Jemand mit einer großen Neugier und Leidenschaft für die Themen (und Wertegemeinschaft), für die Sie tätig sind;
- Die Fähigkeit, sich selbst zu motivieren und bei Bedarf um Hilfe zu bitten;
Erfahrung mit webbasierten Hilfsmitteln sowie eine stabile Internetverbindung am Online-Arbeitsplatz; - [X] Anzahl der Stunden, die Sie für die Aufgabe/Projekt aufbringen können.
Überlegen Sie sich ebenfalls, was Sie anbieten können, damit die Freiwilligenarbeit in Ihrer Organisation zu einer lohnenden und erfolgreichen Erfahrung wird. Vielleicht wollen Sie Folgendes anbieten:
- Eine Verpflichtung zu einer schnellen und zuverlässigen Kommunikation;
- Eine klare und genaue Stellenbeschreibung mit sinnvollen und lohnenden Aufgaben;
- Eine gründliche Einführung in Ihre Organisation und deren Kultur;
- Vollständige und klare Anweisungen, wie die Aufgaben zu erfüllen sind und an wen man sich zur Fehlerbehebung wenden kann;
- Eine sichere Umgebung, in der Fragen, Ideen, Probleme und Bedenken frei und bequem geäußert werden können;
- Die Möglichkeit, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Arbeitszeiten bei Bedarf anzupassen;
- Rasche Antwort auf Anfragen zu Empfehlungsschreiben, Referenzen und anderen Anfragen, die einen Freiwilligen unterstützen.
Damit können Sie Transparenz, Effizienz und Teilhabe bestmöglich gewährleisten.
Schritt 4: Schaffen einer Organisationskultur
Wenn Sie Online-Freiwilligenarbeit zu einem festen Bestandteil in Ihrer Organisation machen wollen, können Sie mit ein wenig Koordination vieles effizient erledigen. Die Anwerbung und Verwaltung von Online-Freiwilligen ist ein Prozess, der rationalisiert werden kann, Durch die Einführung von Richtlinien und Protokollen können Sie einen einfachen Überblick über alle Veränderungen behalten.
Zu diesem Zweck sollten Sie vielleicht ein internes Handbuch für Ihr Team verfassen, wie Online-Freiwilligenarbeit in das Ökosystem Ihrer gemeinnützigen Organisation past. Darin können Sie auch Richtlinien für wichtige Aufgaben wie die Einarbeitung, Berichterstattung und mehr bereitstellen. Sie können weiterhin eine Reihe von Vorlagen entwickeln, die bei wiederkehrenden Aufgaben wie der Orientierung und technischem Training helfen, FAQs vorwegnehmen, und organisatorische Dos & Don’ts umreißen. (Inspiration für den Einstieg finden Sie im Handbuch von Volunteer BC zum Start eines Freiwilligenprogramms).
Tipp: Die meisten gemeinnützigen Organisationen sind Arbeitgeber, die sich für Chancengleichheit einsetzen. Daher sollten dieselben Grundsätze auf die Anwerbung von Online-Freiwilligen ausgeweitet werden, indem eine Kultur der Integration und des Respekts gefördert wird. Überprüfen Sie dementsprechend die Stellenangebote für die Freiwilligen und die ihnen zugewiesenen Aufgaben.
Schritt 5: In die Beziehung investieren
Da Online-Freiwillige aus der Ferne arbeiten, ist es wichtig, das „Aus den Augen, aus dem Sinn“-Syndrom zu vermeiden. Bieten Sie reichlich Gelegenheit zum Austausch, Feedback und Gesprächen, damit Ihre Freiwilligen ein Gefühl der Zugehörigkeit und Eigenverantwortung haben. Dafür stellen Sie folgende Überlegungen an:
- Senden einer Begrüßungsnachricht an alle neuen Freiwilligen – dies könnte in Form einer E-Mail geschehen, in der Sie sich vorstellen, Ihre Rolle beschreiben, die wichtige Rolle der Freiwilligen im Leben der Organisation wiederholen, Kontaktinformationen angeben und vieles mehr.
- Schreiben eines Orientierungs-Toolkits – Sammeln Sie alle Informationen für die Einarbeitung, so dass die Freiwilligen leichten Zugang zu allem haben, was sie wissen müssen, um sofort loslegen zu können. Vielleicht möchten Sie eine PDF-Datei oder eine spezielle Webseite erstellen, auf der Sie Ressourcen wie technische Anleitungen und Tutorials, Nutzungsbedingungen, Schulungsprotokolle und vieles mehr zentralisieren. Wenn Ihre Non-Profit-Organisation Richtlinien für die Mitarbeiter hat, wie sie die Organisation in der Öffentlichkeit repräsentieren sollen, fügen Sie diese ebenfalls ein, damit alle den gleichen Wissensstand haben.
- Feiern Sie das Engagement – teilen Sie die Leistungen der Freiwilligen mit Ihren Mitarbeitern, damit andere ihre harte Arbeit sehen und sie dafür wertgeschätzt werden. Organisieren Sie regelmäßig gesellige Veranstaltungen, um die Moral zu stärken und die Integration zu fördern, z.B. durch Happy Hours für Freiwillige, Spieleabende und vieles mehr. Wenn Freiwillige in festgelegten Zeitabständen arbeiten, melden Sie sich am Ende ihrer Tätigkeit, um ihnen die Gelegenheit zu bieten, ihr Engagement zu erneuern und/oder das Ende Ihrer Zusammenarbeit zu feiern.
Tipp: Um die Motivation aufrechtzuerhalten, zeigen Sie Ihre Wertschätzung, indem Sie Gelegenheiten zur beruflichen Entwicklung und zur weiteren fachlichen Qualifikation Ihrer Freiwilligen bieten oder schaffen. Sie können sie zur Teilnahme an Webinaren oder Online-Workshopsn einladen, Referenzschreiben oder individuelle Abschlusszertifikate am Ende ihrer Amtszeit anbieten, oder Networking-Möglichkeiten mit ihnen teilen.
Schritt 6: Freiwillige schützen
Der Vorteil der Zusammenarbeit mit Online-Freiwilligen besteht darin, dass sich Ihre Wege mit talentierten Personen kreuzen können, die in Städten und Ländern außerhalb Ihres eigenen Landes leben. Unabhängig davon, ob Sie mit Freiwilligen in der Nähe Ihres Wohnortes oder in der Ferne arbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie die gleichen Sicherheitsprotokolle befolgen, die Sie auch mit Ihren Mitarbeitern im Büro befolgen würden. Schützen Sie die Privatsphäre und die vertraulichen Daten der Freiwilligen und denken Sie darüber nach, wie sensible Informationen im Falle eines Zwischenfalls behandelt werden müssen. Wenn Freiwillige Ihnen aus der Ferne helfen, fragen Sie sie, ob und wie sie für ihr Engagement öffentlich anerkannt werden möchten. Die Meinungsfreiheit und die Normen für die Online-Teilnahme sind von Land zu Land sehr unterschiedlich, stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre Freiwilligen nicht versehentlich gefährden, indem Sie in ihrem Namen Annahmen treffen.
Autorin: Chiara C, TechSoup Canada (Mai 2020)
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